Regeln für das Zeitmanagementsystem SuperFocus

Mark Forster ist Experte für Zeitmanagement und Selbstorganisation. Er hat bereits mehrere Bücher darüber veröffentlicht und in den letzten Jahren die beiden Zeitmanagementsysteme Autofocus und SuperFocus entwickelt. Ich habe die Regeln für das neue System SuperFocus ins Deutsche übersetzt. Mit der Erlaubnis von Mark Forster veröffentliche ich sie nun hier:

SuperFocus ist ein innovatives aber einfach zu handhabendes Zeitmanagementsystem. Es zielt darauf ab, eine optimale Balance zwischen der Bearbeitung einfacher und komplexer sowie dringender und nicht dringender Aufgaben herzustellen. Außerdem stellt es sicher, dass Sie einmal begonnene Arbeiten auch abschließen.

Für das System wird ein liniertes Notizbuch verwendet. Aufgaben werden auf jeder Seite zweispaltig eingetragen. Wenn Sie keine zwei Spalten auf einer Seite unterbringen können, können Sie stattdessen gegenüberliegende Seiten nehmen.

Die beiden Spalten werden unterschiedlich benutzt:

Spalte 1
Alle neuen Aufgaben werden zunächst in der linken Spalte (Spalte 1) eingetragen (es sei denn, sie sind dringend). Die Liste in Spalte 1 wird von Seite zu Seite kontinuierlich weitergeführt.

Spalte 2
wird ausschließlich für dringende und für begonnene aber noch nicht abgeschlossene Aufgaben verwendet.

So arbeiten Sie mit dem System

Nehmen Sie Ihr Notizbuch zur Hand.

Schreiben Sie eine Liste aller Dinge, die Sie zu erledigen haben, links auf der Seite - eine Aufgabe pro Zeile. Lassen Sie Platz für eine zweite Spalte auf der Seite.

Fahren Sie auf den nächsten Seiten damit fort soweit nötig. Verwenden Sie dabei nur die linke Spalte der Seite.

Fügen Sie weitere Aufgaben hinzu, sobald sie Ihnen einfallen oder wenn sie sich ergeben.

Beginnen Sie mit der Bearbeitung auf Seite 1. Gehen Sie die einzelnen Einträge nacheinander langsam durch, bis eine Aufgabe Sie besonders anspricht. Arbeiten Sie dann so lange daran, wie Sie mögen. Wenn Sie mit der Bearbeitung der gewählten Aufgabe aufhören, machen Sie folgendes:

• Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, löschen Sie sie, indem Sie sie durchstreichen. Wenn es eine wiederkehrende Aufgabe ist, tragen Sie sie am Ende der Liste erneut in Spalte 1 ein.

• Wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, löschen Sie sie auf die oben beschriebene Weise. Tragen Sie sie erneut in Spalte 2 auf der nächsten Seite ein. Wenn Sie die letzte Seite bearbeiten, dann gehen zurück zum Anfang der Liste und fügen die Aufgabe in Spalte 2 der ersten aktiven Seite hinzu. Wenn Spalte 2 auf dieser Seite bereits voll ist, tragen Sie die Aufgabe auf der ersten Seite ein, die in Spalte 2 noch freie Zeilen enthält.

Dringende Aufgaben tragen Sie in Spalte 2 derjenigen Seite ein, die Sie gerade bearbeiten. Wenn hier Spalte 2 bereits voll ist, tragen Sie die Aufgabe auf der ersten Seite mit freiem Platz in Spalte 2 ein.

Gehen Sie die Aufgaben auf der ersten Seite solange immer wieder durch, bis Sie kein Eintrag mehr zur Bearbeitung anspricht. Alle Aufgaben in Spalte 2 müssen bearbeitet werden, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln.

Gehen Sie die Aufgaben auf Seite 1 solange nacheinander durch bis alle Aufgaben in Spalte 2 bearbeitet sind und Sie keine Aufgabe in Spalte 1 mehr anspricht. Zur Klarstellung: Sie müssen nicht alle Aufgaben in Spalte 1 bearbeiten aber alle Aufgaben in Spalte 2.

Wechseln Sie auf die nächste Seite und bearbeiten Sie diese genau so.

Wenn Sie das Ende der Liste erreicht haben, dann beginnen Sie wieder am Anfang.

Sobald eine Seite keine aktiven Aufgaben mehr enthält, ist die Seite abgearbeitet und nicht länger Teil der aktiven Liste. Diese Regel gilt allerdings nicht für die letzte Seite. Beachten Sie, dass Spalte 2 nicht vollständig gefüllt werden muss. Eine Wellenlinie zur Entwertung des freien Raumes in Spalte 2 sorgt dafür, dass dort nicht irrtümlich weitere Aufgaben eingetragen werden.

Streichen von Aufgaben

Das Streichen von Einträgen ist eine wichtige Aktivität, um das System von Aufgaben zu bereinigen, die nicht zur Bearbeitung aufgegriffen werden.

Es gibt zwei Konstellationen, die zum Streichen von Aufgaben führen:

1. Wenn keine Aufgaben in Spalte 1 während des Durchgehens einer Seite bearbeitet werden, werden alle noch ausstehenden Aufgaben gestrichen. Diese Regel gilt nicht für die letzte Seite der Liste.
2. Wenn Sie eine Seite bearbeiten, die voll ist (d. h. beide Spalten 1 und 2 sind voll), dann müssen alle Aufgaben in Spalte 1 entweder bearbeitet oder gestrichen werden.

Streichen von Aufgaben ist nur in Spalte 1 möglich. Aufgaben in Spalte 2 müssen immer bearbeitet werden.

Durch Streichen entledigt sich das System aller Einträge, die zunächst einfach eingetragen und danach als unzulänglich befunden und durch die Nichtbearbeitung ausgesiebt wurden. Das kann sehr schnell geschehen (beispielsweise, wenn Sie eine lange Liste von Büchern eingetragen haben, die Sie lesen wollten), aber normalerweise geschieht es bedeutend langsamer.

Die gestrichenen Aufgaben sind nicht länger aktiv, aber sie bleiben für eine spätere Sichtung zunächst auf der Liste. Es ist hilfreich, eine wiederkehrende Aufgabe auf der Liste zu führen die lautet: "Gestrichene Aufgaben sichten". Beim Durchgehen sollten Sie umsichtig bedenken, warum diese Aufgaben entfernt wurden - ob sie letztlich vielleicht doch bearbeitet werden müssen, ob die Zeit nun reif ist, sie zu erledigen, ob sie Sie von Ihren wesentlichen Zielen ablenken und ob es weitere wichtige Aspekte zu berücksichtigen gilt. Wenn Sie eine vorher gestrichene Aufgabe erneut eintragen, ist es in der Regel hilfreich, sie in mehrere Teilaufgaben zu zerlegen oder sie anders zu formulieren.

Gestrichene Aufgaben werden mit einem Textmarker gekennzeichnet, damit sie leicht gesichtet werden können.

Beachten Sie bitte, dass die Regeln zum Streichen von Aufgaben nicht für die letzte Seite der Liste gelten, zu der Sie weitere Aufgaben hinzufügen.

Zeichen und Symbole

a.) Wenn eine Aufgabe bearbeitet wurde, wird sie durchgestrichen.

b.) Wenn eine Aufgabe gestrichen wurde, wird Sie mit einem Textmarker gekennzeichnet.

c.) Wenn eine gestrichene Aufgabe gesichtet wurde und entweder neu eingetragen oder endgültig entfernt wurde, wird sie durchgestrichen, da sie nicht mehr gesichtet zu werden braucht.

d.) Eine Seite, die keine aktiven Aufgaben mehr enthält, wird durch ein Kreuz an der oberen äußeren Ecke gekennzeichnet.

e.) Wenn keine vorherige Seite mehr aktive Aufgaben enthält, wird das Kreuz zusätzlich eingekreist..

f.) Wenn vorherige Seiten auch keine gestrichenen Aufgaben mehr enthalten, die noch gesichtet werden müssen, wird der Kreis zusätzlich durch einen Textmarker hervorgehoben.

SuperFocus ist eine Entwicklung von Mark Forster und alle Rechte daran liegen bei ihm. Diese Übersetzung ins Deutsche ist frei verfügbar. Sie selbst unterliegt keinerlei Copyright - außer jenem des ursprünglichen Autors.